Bestyrelsesreferat

 


Bestyrelsesmøde 03/04/17 B 1908

Dagsorden

  1. underskrift på regnskabet – ok
  1. de allerede oplyste mødedatoer for kommende bestyrelsesmøder bliver fastholdt. Referat af møder sendes først til check internt i bestyrelsen. Dagsorden samt indkaldelser står Jens-Henrik for. Ønsker/emner til dagsorden skal sendes senest én uge før de oplyste mødedatoer til Jens Henrik (med begrundelse), hvorefter det tages op på næste bestyrelsesmøde. NB: maildiskussioner er ikke altid frugtbare, så send i stedet punkter der ønskes med på dagsordenen til formanden (som beskrevet ovenfor).
  1. følgende rettelser til referat af GF – side 8, sidste afsnit, her skal rettes til ”foråret 2017” – sidste sætning efter tankestregen skal slettes – under revisor, ret til ekstern revisor fortsætter og intern ”rylle” blev genvalgt (Britta retter og sender til Thomas) Hvis der er yderligere kommentarer/ændringer til referat af GF skal disse gives senest onsdag den 5/4 til Britta.
  1. Vedtægtsjusteringer opdateres (Bent og Britta). Budgetjusteringer: FEST kr. 100.000 skal ind samt kollonne for ”Babybold! skal oprettes (Thomas)
  1. Sponsorpenge går til 1. hold’s kassen til diverse omk. P.t. sponsor aftaler for 338.000 mod et budget på 300.000. Kenneth oplyser, at man er villig til at dele det beløb der skaffes udover budget 50/50 med klubben, hvilket er godt for klubbens økonomi. Holdsponsorer skal ikke ind i regnskabet p.t. medmindre der fremover bliver lavet en faktura udstedt fra Boldklubben 1908 til sponsoren. Dog skal der her først undersøges, om klubben hænger på momsen (Thomas) inden man beslutter dette.
  1. Britta står for gennemgang/bearbejdning samt fornyelser af klubbens kontrakter og følger op på disse, samt sørger for at lave en samlet mappe.
  1. Thomas er startet op på Arbejdshjulet. Der er ønske om, at alle klubbens overordnede arbejdsopgaver bliver indført i dette. Thomas skaffer adgang til cluboffice for Torben og Simon. Torben står for at opdatere cluboffice og Bent sender excelark til Torben over de opgaver vi kender til i dag. Efterfølgende skal der navne ind på de forskellige arbejdsopgaver.
  1. Fodboldskolen – det er Andreas Nørlev der står som overordnede ansvarlig for fodboldskolen og Nicolai Borge som er skolechef for trænerne. Simon tager fat i Andreas Nørlev og beder ham om at komme med et overblik på næste bestyrelsesmøde (1/5). Baseret på dette, finder vi ud af, om der er styr på det, eller om der er steder hvor vi skal sætte ind. I mellemtiden indhenter Simon input fra UU og Morten Nielsen ift., om vi har konkrete bekymringspunkter, som der skal tages hånd om.
  1. FEST, et tilbud for dem der gerne vil træne lidt ekstra. P.t. 16 medlemmer fra u10/u11. Det er Ko og Jimmy som er trænere og yderligere er 1 ungdomstræner også med hver gang. FEST skal ikke fremover bruge kontoret til bolde m.m. Bent oplyser, at der er mulighed for at søge tilskud hos en fond (Simon) (eller bruge pengene fra vennernes tilskud på kr. 5.000) og her kunne man så indkøbe skabe/reoler/bolde/tasker m.m. Der ønskes at få engageret forældre ind i projektet som der arbejdes på. Projektet er en nul løsning for klubben men et tilbud som er godt at have ifm unge når de skal vælge klub (andre klubber tilbyde adkemier til sammenligning). Der er købt jona bolde som ikke er i tråd med klubbens aftaler så alle bolde skal skiftes ud til Nike bolde. Hvert medlem betaler kr. 600/mdr hvoraf de kr. 100 går til forplejning og resten til træner lønninger. Hvordan skal indbetalinger/udgifter ske, via indbetalingskort, via vores inkassator? (Thomas). Hvis medlemmer hopper fra undervejs skal der afgøres hvad de skal opkræves for. Budget ifm udgifter er blevet forelagt.
  1. hjemmesiden skal opdateres mere løbende og der var ønske om, at gamle nyheder kunne ses under en samlekasse for ”historik” Der skal findes en webmaster for alle årgange (Thomas) og evt. inviteres til en dags undervisning (som der blev kørt ved Kampklar). Hvis nogle kender en superbruger der vil være en overordnet webmaster som kunne hjælpe til her vil dette være velkomment.
  1. samarbejdsklubber – 2300 (sundby/fr.a.) samt BIF – her deltager vi ikke i noget mere. FCK – her har der i dag været afholdt møde, et meget interessant set-up som passer godt til vores klub. FCK lægger op til et uformelt samarbejde, hvor der bl.a. kan trækkes link ned med forskellige fodbold øvelser, eventdage tilbydes m.m. Med dette samarbejde vil der være mulighed for at skabe nogle rammer og udvikle vore spillere samt at udvikle trænersamarbejde på tværs af holdene. Det FCK ønsker er, at vi skal støtte op om deres klubdage som tilskuere til FCK kampe. Som udgangspunkt løber en aftale for 1 år ad gangen men kan stoppes/forlænges efter aftale. UU beslutter ved næste møde om man ønsker at starte samarbejdet op.

12. klubhusrenovering kører, der er bestilt solceller, dog p.t. med ukendt leveringstid men man forventer at det bliver før sommerferien.

  1. sponsorløb – der skal laves en ”one page” info til trænerene samt et link via facebook med info om dagen 6/5 (Thomas)
  2. loppemarked – den 17/6 kan ikke nås da der først skal findes en torvholder m.m. Vi udsætter beslutningen omkring fortsættelse af loppemarked og en evt. ny dato.
  1. sommerfest 10/6. der er styr på telt, borde, stole. Musikken er de samme som sidst der mangler dog den sidste tilbagemelding, men 90% sikker. Maden kommer fra slagter Larsen. Der undersøges om cafe 8’erne skal står for drikkevarerne – hvor overskud evt. deles med klubben 50/50 – Eddie undersøger priser for at finde ud af, hvem der skal køre baren. Der skal flere hænder til at hjælpe med forskellige opgaver før/under/efter festen samt med oprydning dagen efter, så alle der kan skal komme og hjælpe denne dag. Eddie kommer med et budgetoplæg. Opslag om sommerfesten skal snarest op.
  1. Pigerne – den 8/6 er der planer om at afholde spisning for hele pigeafdelingen og den 10/6 en fællesbrunch for børn/forældre fra babyholdene. Yderligere er der planer om, at opstarte et 7-mands hold for seniorpiger med start efter sommerferien (Eddie vil prøve at stable et hold sammen)
  1. senior – det blev drøftet om der evt. kunne tildeles et ”honorar” til den der skaffer sponsorer for 1.senior så længe det holder sig indenfor det samlede budget – dette overvejes indtil næste bestyrelsesmøde.
  1. kontrollørkorps – der skal laves et opslag til hjemmesiden samt denne skal hænges op i klubben (Thomas)
  1. Budgetansvarlig/opfølgning Bent 2+3 senior + U19, UU Simon/Torben følger op på, hvem det er, 1. senior Jens-Henrik og Kenneth/Jens-Henrik, Eddie pigerne.

 


B1908

Referat bestyrelsesmøde 9/1-17.

Tilstede: Bent, Eddie, Torben, Thomas, Jens Henrik samt Kenneth. Morten afbud.

  1. Træner 3. senior.

Mangler stadigvæk. Problematisk. Der arbejdes.

  1. Klubhusrenovering

Stadigvæk intet om byggetilladelse til solanlæg.

  1. FEST

Starter 1/2 med ca. 16. Flot. Prøve-halvsæson. Torben indgår i styregruppe.

  1. Handleplan/workshop

28/1 kl. 9-13 med Hans Vixø fra DBU-K som konsulent.

  1. Generalforsamling: valg – dirigent – referent – pokaler – afdøde mm.

21/3 kl. 19.08. Bent finder pokalliste. Udsende nyhedsbrev? JH brug for indlæg til beretning.

  1. Piger

Orientering. Kører. Eddie opdaterer pigekontakter.

  1. U – diverse -opdatere adresser

Opdatere kontakter: JH kontakter Kok og Louise. Først UU-møde senere.

  1. U19

Ny assistent: Kenneth Postvang.

  1. Senior

Orientering.

  • Sponsorer

Sponsorudvalgsmøde 17/1. JH, Thomas og Kenneth deltager. Ole Madsen trækker sig, men hjælper. Martin E trækker stort læs.

  • Status økonomi

Til revisor. Ser – forhåbentligt – nogenlunde ud.

  • Budget

Orientering og diskussion.

  • Intersport

JH møde med Poul om aftalen. GV-fordeling kan ikke meldes ud endnu.

  • Kantine

Bent og JH aftaler møde.

  • Hjemmesiden

Thomas minikursus 19/1 for interesserede. Brug for at brugen bliver bredt ud.

  • Banefordeling forår

Louise & JH

  • Julefrokost

Er blevet til klubmiddag med bestyrelse og UU 31/3.

  • Næste møde 20/2.

Jens Henrik

 

Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 5/12 kl. 19.

Eddie, Thomas, Torben, Jens Henrik samt Kenneth tilstede. Bent og Morten afbud.

  1. Generalforsamling og valg
    Bestyrelsen har besluttet uformelt at lade Kenneth ”Knæ” Jørgensen indtræde i bestyrelsen indtil næste GF for at styrke arbejdet i bestyrelsen og klubben. Kenneth opstiller til næste GF.

GF 21. marts
Eddie og formanden er på valg.
Andre kandidater til bestyrelsen er velkomne.

  1. Sponsorløb og sommerfest
    Sponsorløb bliver den 6. maj, hvor 1. senior spiller på stadion og alle hold er friholdt. Hele klubben bakker op om sponsorløbet.
    Sommerfest bliver den 10. juni.
  2. Klubhusrenovering
    Stort set færdig. Mangler stadigvæk byggetilladelse til solceller.
  3. Fremtidig kontingentstyring

Vi fortsætter med Zepps system.

  1. Kontingent næste år
    Kontingent nedsættes for gammelmandshold til 800 per halvår.
    Mor fodbold får lov til at etablere holdet før der indkræves kontingent.
    Baby sættes op fra 225 til 250 per kvartal
    U8 piger sættes op fra 650 til 875 kr
    Ungdom og uddannelse op fra 850 til 875
    Søskende fra 700 til 750
    Senior falder med 40 kr til 1150
    U5-6 bliver på 650
    Trænere bliver på 450 per år (pigetrænere skal betale 450 per halvår)
    Passive bliver på 400 per år
    Onsdagshold stiger fra 850 til 875 per år
    1 senior bibeholder deres kontingent
  2. FEST – fodboldakademi efter skoletid
    Fuld opbakning fra bestyrelsen. Forhåbentlig kommer det op at stå i foråret ved nok tilmeldte.
  3. Intersport
    Problemer ift. det forventede købsmål og dermed GV. Møde med Intersport (JH).
  4. Status økonomi/budget 17
    Der skal lånes penge til at klare likviditeten. Udkast fra kassereren til budget blev gennemgået.
    Udkastet til budget sendes rundt for kommentarer.
  5. Fra UU: 2300.
    2300: Der er afholdt møde med turneringsudvalget uden deltagelse fra B1908.
    Ungdomsudvalget drøfter B1908s fortsatte deltagelse.
  6. U17-19
    Der ledes efter trænerkonstellation til U19 og ungseniorer. Flere muligheder.
  7. Senior
    Der ledes efter 3. senior træner for næste år.
  8. Piger
    Intet specielt, kører.
  9. Der udgår formentlig et gammelmandshold (superveteran), for lidt folk, evt. sammenlægning til et masters og supermasters. Hvordan aftales (JH). Evt. nyt. 7m veteran.
  10. Handleplan
    Der er lavet aftale med Hans Vixø fra DBUK.  Der er indkaldt til møde via Doodle. Både ungdomsudvalg og bestyrelsen er inviteret til opstartsmøde i januar på processen mod afklaring af, hvad vi ønsker for B1908.
  11. Kantinen
    Der er søgt støtte hos vennerne for at få lavet ekstra el-tavle mm. Det har tilkendegivet deres støtte, så det bliver sat i gang.
  12. Mødedatoer 17 indtil GF.
    jan. Kl. 17:30
    20. feb. Kl. 17:30
    8. mar. Kl. 19:00
  13. Julefrokost
    Fre 27. jan. UU inviteres.
  14. EVT.

Møde i DBUK med pigetrænere om pigefodbold.

Problem for medlemmer, at man ikke altid ved, hvor man skal henvende sig: sætte konkrete ansvarlige (bestyrelsesmedlemmer og andre) på.

 

TH/JH

 

Bestyrelsesmøde 8/12 kl 17:30

Til stede: Brian, Jens Henrik, Jesper, Torben, Eddie og Thomas
Afbud: Lasse og Bent

Økonomi
Regnskab
Kassereren regner med at alle poster for året 2016 er konteret forud for næste bestyrelsesmøde hvorefter man kan gå et foreløbigt regnskab igennem.

Budget
Alle afdelinger afgav forslag til budget. Budgettet opdateres forud for næste bestyrelsemøde. Budgettet gennemgås på næste bestyrelsesmøde.

Nyt ved ungdomsudvalget
Ungdomsudvalget vil arrangere et fyrværkerisalg. Det fik opbakning af bestyrelsen underforudsætning at brandmyndighederne godkender projektet.
Holdtilmelding er der styr på ved Jesper Dahlmann
Der tages løbende hånd om indkomne forespørgsler fra forældre og andre interessenter.
Ungdomsudvalget er ved at etablere en materialeforvaltningsordning der skal komme hele ungdomsafdelingen til gode

Fodboldskole
B1908 afholder fodboldskole i uge 31

Arrangementer
Der arbejdes på følgende arrangementer:
Medlemsmøde Tirsdag d. 2/2
Generalforsamling Tirsdag d. 15/3 såfremt revisoren kan være klar.
Sponsorløb på stadion Lørdag d. 21/5
Loppemarked Lørdag d. 18/6
Sommerfest Lørdag d. 18/6 (såfremt teltet er ledigt)
Seniorfest januar
Træner Leder fest jan/feb

Hovedrengøring
Der er gjort hovedrengøring i omklædning og toiletter af de ny forpagtere uden beregning.

Gratisvarer i Intersport
Gratisvarer forvaltes i 2016 af kassereren.

Banefordeling
Der skal laves en fordelingsnøgle så det bliver mere gennemsigtigt hvem der kan forvente hvilke tider.omkring vintertider på kunstbanen. Jesper laver et udkast.

Diverse

Hjemmeside
En professionel hjemmesideprogrammør har tilbudt frivilligt at hjælpe til med modernisere hjemmesiden. Der sættes møde op med ham.

KBU repræsentantskabsmøde
B1908 deltager 28/1 på repræsentantskabsmøde i KBU

Sport 15 i Herning
Der udloddes to billetter til dem der vil repræsentere klubben

Jesper Dahlman
Jesper Dahlman bliver 1. dametræner i FB

Fladskærms TV
1. senior har skaffet 2 fladskærme der hænges op til info tavle og og ungemiljø

Babybold
Jan Amtrup stopper. Eddie og Thomas overtager jans rolle.

Næste Bestyrelsesmøde
Den 13. Januar kl 17:30

Mødet slut kl 21:06
________________

Subject: Referat bestyrelsesmøde 6. oktober i boldklubben 1908.

Tilstede
Torben, Marc, Lasse, Jesper, Bent, Jens Henrik, Eddie og Brian (forlod mødet 19:30)
Slut 21:21

1. Forpagter
Drøftelse af forløbet, og aftale om hvornår der meldes ud om ny forpagter.

2. Økonomi
Drøftelse af de økonomiske forhold efter den ekstraordinære generalforsamling, hvor bestyrelsen trak sit forslag om ekstraordinært kontingent tilbage. Likviditeten er fortsat meget stram. Priori-tering af betalinger nødvendig. Muligheder for at lån hos vennerne. Drøftelse af muligheder for ekstra indtægter, hvoraf enkelte tiltag er sat i gang.

Der er søgt midler i kommunen til vedligeholdelse af klubhus.
Der igangsættes et klublotteri.

3. Elprojekt
El projekt – med 2 ben 1) udskiftning til LED 2) installation af solcelleanlæg
Vi skal hente flere tilbud ind end det ene vi er ved at få. Det er meningen at leverandøren skal indgå som sponsor i klubben.
Køb en sol (medlemmer og andre kan købe en sol (a la køb en mursten)
Forslag om sponsorløb hvor klubbens unge (og ældre) løber penge ind. Drøftes med ungdomsudvalget.

4. Sponsorer
Der arbejdes fortsat på at skaffe nye sponsorer til klubben.
Der er lavet en liste over sponsorer man kan henvende sig til. Både i forhold til ovenstående projekt og klubben generelt. Drøftelser med ungdomsudvalget om at og søge direkte til ungdom. Der er lavet en liste med mulige ungdomssponsorer. Der er udarbejdet en skabelon man kan tage udgangspunkt i.

4. Fyrværkeriprojekt
Jesper Dahlman var med sidste år. Jesper mener at Jans indtægtsoverslag er i overkanten, men at der nok skal være en god sum at hente. Der skal findes nogle der gider trække læsset. Projektet drøftes med ungdomsudvalget.

5. Budget 2016
Arbejdet er igangsat. De enkelte ”områder” skal fremsende forslag/ønsker til budget 2016 til Thomas hurtigst muligt, således at det kan behandles på næste bestyrelsesmøde. Alle køb og gratisvarer skal hos Intersport skal koordineres/godkendes af kassereren. Yderligere nedskæringer er nødvendige – gælder alle.

6. Træning/kamptider i vintersæsonen. Torben er koordinator. Der bliver udarbejdet en plan som koordineres med ungdomsudvalget hvorefter den vedtages endeligt af bestyrelsen. Offentliggøres hurtigst muligt.

7. Vinterturnering/futsal
Thomas har tilmeldt hold.

8. Eventuelt
Der påbegyndes en revidering af vores handlingsplan.
Der er oprettet et nyt 7-mands seniorhold til vinterturneringen.
Præsentation/offentliggørelse af nye udvalg hurtigst muligt. Med speciel fokus på ungdomsudvalget.

Referent: Thomas

_____________

Den ny bestyrelse afholdt deres første møde efter generalforsamlingen. Mødet fandt sted den 9 juni kl 19:08
Til stede: Mama, Eddie, Marc, Brian, Lasse, Jesper, Jens Henrik, Torben, Thomas.
Afbud: Bent

Et stort punkt på dagens møde var økonomien. Der arbejdes hårdt på at få styr på den nuværende situation samt at få udarbejdet et realistisk budget for 2015. Dette skulle gerne være klart til næste bestyrelsesmøde som afholdes 25 juni. En enig bestyrelse vil arbejde for at økonomien bliver meget mere gennemsigtig og forståelig for alle som ønsker indsigt.

Det andet store punkt som den ny bestyrelse har kastet sig over, er at udarbejde en struktureret organisationsplan, samt at involvere og engagere flere medlemmer i det daglige arbejde. Grundstrukturen er blevet lagt og der arbejdes frem til næste bestyrelsesmøde på at mobilisere konkrete navne til de forskelige udvalg.

Den ny bestyrelse ønsker også at være mere synlig og imødekommende overfor resten af klubben. Dette skal blandt andet ske ved at en kontakt person stiller op til en træffetid hvor man kan henvende sig med spørgsmål, ris og ros.

Udover de to hovedpunkter økonomi og organisation blev der diskuteret en masse praktiske ting som tøjvask, rengøring, børneattester, henvendelser til bestyrelsen og meget andet som udmundende i en række opgaver der nu er uddelegeret til enkelte bestyrelsesmedlemmer.